تبلیغات
حسابداری دانشگاه فردوسی مشهد - چگونه یک صورتجلسه بد ننویسیم؟

slider1 slider1 slider1 slider1
.................... همایش IFRS و اقتصاد در پسا برجام ....................
.................... دیدار شورای دبیران انجمن های علمی دانشجویی دانشگاه فردوسی مشهد با استاندار خراسان رضوی ....................
.................... دیدار شورای دبیران انجمن های علمی دانشجویی دانشگاه فردوسی مشهد با معاون امور اقتصادی و توسعه منابع استانداری خراسان رضوی ....................
چگونه یک صورتجلسه بد ننویسیم؟

چگونه یک صورتجلسه بد ننویسیم؟

بی شك برای شما هم پیش آمده است كه مسئول تدوین صورت جلسه كامل و دقیقی برای یك جلسه شده باشید. معمولا هنگام تدوین اولین صورت جلسه امكان توجه به تمام زوایای تنظیم یك صورت جلسه مناسب سخت است، چرا كه صورت جلسه مورد نظر باید علاوه بر اینكه اهداف و نیازهای جلسه را برآورده می نماید بتواند بعنوان مرجع مناسبی در آینده نیز مورد استناد قرار گیرد. اگر در خود صبر و حوصله كافی سراغ دارید، می توانید با خواندن این دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوین صورت جلسات آتی، دانش كافی برای تدوین صورت جلسات رسمی را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مبانی مطرح در این دست نوشته، به مهارت كافی در تدوین یك صورت جلسه مناسب دست یابید. بدین منظور كافیست پنج گام تشریح شده را به ترتیب مدنظر قرار دهید.

گام اول: استفاده از یك الگوی مناسب

اگر می خواهید هنگام نوشتن صورت جلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نكات كلیدی زمان زیادی را صرف نكنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یك الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشید.

شما می توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده كرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید.

گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه

زمان های ابتدایی جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با كندی و تشویش خاطر سپری می شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش های عمومی یك صورت جلسه است.

محل برگزاری، ساعت شروع، تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می باشند و شما می توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت كنید.

بدین ترتیب علاوه بر اینكه بخشی از صورت جلسه را تنظیم كرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.

 

گام سوم: جمله آغاز كننده

معمولا در تدوین هر نوشته ای جمله شروع كننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز كنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید:

این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید.

یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینكه راهگشای تداوم نگارش صورت جلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامی حاضرین در جلسه می باشد كه نام آنها معمولا در ذیل صورت جلسه ثبت می گردد.

جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه می توانید از الگوهای ذیل و یا تركیبی از آنها استفاده نمایید. لیكن به آنها محدود نشوید.

هدف این جلسه عبارت است از ...

پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاكرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید:

در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند.

گام چهارم: ثبت نكات كلیدی و مصوبات جلسه

به خاطر داشتن نكات مطرح در این دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته های ذینفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوین به هنگام (حین جلسه) و دقیق یك صورت جلسه خواهد گردید. لیكن تا زمان كسب چنین مهارتی كافیست نكات كلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورت جلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نكات اصلی جلسه كه لازم است كلیات ویا جزییات این نكات (بسته به اهمیت و خواسته های صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:

خلاصه مذاكرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح كننده،

عناوین پیشنهاد های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،

شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه.

ثبت دقیق و كامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی 5W-H به شرح ذیل باشد.


شرح موضوع مصوبات (what ) ،

نام محل اجرای مصوبه (where ) ،

نام فرد مسئول (who ) ،

زمان دقیق اجرای مصوبات (when ) ،

دلایل اجرای مصوبه (why ) ،

چگونگی انجام مصوبه (how ) .

یادآوری: در برخی موارد و به دلایل مختلف امكان ثبت كامل نكات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیكن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در كنار مصوبه قید گردد.توصیه می گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذیل توجه نمایید.


خلاصه مطالب و مصوبات جلسه مسئول انجام مهلت انجام

1- معرفی این دست نوشته به كلیه علاقه مندان كلیه خوانندگان بدون فوت وقت

گام پنجم: ثبت اطلاعات تكمیلی

ثبت ساعت خاتمه، تكمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امكان و حصول اطمینان از تكمیل بودن صورت جلسه گام پایانی تدوین یك صورت جلسه خوب است.

پس از حصول اطمینان از تكمیل تمامی قسمت های یك صورت جلسه مطابق الگوی پیشنهادی، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثیر نموده و آنها را برای ذینفعان جلسه ارسال نمایید.

یادآوری: توصیه می گردد صورت جلسه را به صورت الكترونیكی تدوین نموده و فایل آن را برای ذینفعان جلسه ایمیل نمایید.

نكته پایانی:

امید است یادآوری نكات مطرح شده سبب ساز تدوین یك صورت جلسه خوب بوده باشد. قطعا اظهار نظر شما باعث بهبود این دست نوشته خواهد گردید. خواهشمند است بنده را از راهنمایی های ارزنده و راهگشای خود محروم ننماید. 

نظرات مطلب
آخرین عناوین
گرامیداشت روز حسابدار
پنجشنبه 9 دی 1395
پیام نوروزی سال 1395
جمعه 6 فروردین 1395
شاخص فلاکت (MISERY INDEX)
سه شنبه 20 بهمن 1394
سوئیفت
سه شنبه 29 دی 1394
معرفی نرم افزار ترازگر
پنجشنبه 24 دی 1394
موضوعات
نویسندگان
آرشیو
برچسب ها
روزانه ها
پیوندها
صفحات جانبی
امکانات سایت